Sekretariat Sidogiri

Posted on 9 Mar 2020

Sekretariat Pondok Pesantren Sidogiri merupakan pusat manajemen serta proses administrasi dan seluruh layanan Pondok Pesantren Sidogiri. Semua aktivitas yang berkenaan dengan manajemen, informasi, data, keuangan, administrasi, dan aset dari semua unsur Pondok Pesantren Sidogiri berpusat di sini.

Struktur Kepengurusan

Sekretariat Pondok Pesantren Sidogiri dikepalai oleh Sekretaris Umum Pondok Pesantren Sidogiri dan dibantu lima orang sekretaris dan satu Kepala BPSTI dengan beberapa staf pengurus dan petugas.

Sekretaris I (Humas dan Informasi)

Sekretaris I bertugas menangani hubungan masyarakat, pelayanan informasi, beasiswa ke luar lembaga pesantren, petugas antar jemput kendaraan pesantren, serta membawahi Pengurus Pusat Ikatan Santri Sidogiri (PP ISS).

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretarias I

1. Menangani kebutuhan informasi Pondok Pesantren Sidogiri.

            Layanan informasi disediakan dalam bentuk:

• Menjalin hubungan dengan pihak luar pesantren.
• Melayani tamu pesantren baik dalam rangka silaturahim, kunjungan, atau studi banding.
• Mengurus administrasi santri WNA (Warga Negara Asing), pembaruan visa serta perpanjangan surat izin tinggal terbatas (ITAS) di kantor imigrasi terdekat.
• Menyediakan driver (sopir) pesantren. Penyediaan sarana mobil pesantren ini hanya ditangani oleh driver yang telah mendapat izin dari Pengurus Harian.
• Membawahi Pengurus Pusat Ikatan Santri Sidogiri (ISS). Ulasan ISS bisa dilihat di pembahasan ISS

Sekretaris II (Bidang Data dan Personalia)

Sekretaris II bertugas menangani validitas data, statistik, pembuatan dan penerbitan Kartu Identitas, dan pendataan Personalia Pondok Pesantren Sidogiri.

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris II

1. Pelayanan dan Pengelolaan Data
   Bertugas atas pengelolaan Data Base, pelayanan semua kebutuhan administrasi data berupa salinan surat izin pulang/pergi, salinan surat izin berhenti, izin mutasi dari Pondok Pesantren Sidogiri ke Luar Pondok Pesantren Sidogiri, izin mutasi Daerah, dan herregistrasi pendaftaran santri dan murid baru.
2. Pendaftaran Santri/Murid Baru

Bertugas melayani santri/murid baru yang akan mendaftar ke Pondok Pesantren Sidogiri. Dalam tugasnya ini, Sekretaris II dibantu oleh Panitia Pendaftaran Santri dan Murid Baru (P2SMB).

• Pembuatan dan Penerbitan Kartu Identitas
  Pendataan dan penerbitan kartu tanda identitas ini meliputi Kartu Tanda Santri (KTS), Kartu Tanda Murid (KTM), Kartu Wali Santri (KWS), dan Kartu Tanda Mahram.
• Pendataan Personalia Pondok Pesantren Sidogiri

Bertugas atas pendataan, pengisian buku induk, dan presensi Personalia Pengurus, Guru, dan Petugas di internal Pondok Pesantren Sidogiri.

Sekretaris III (Bidang Hardware dan Networking)

Sekretaris III bertanggung jawab menangani masalah seputar hardware dan networking di lingkungan Pondok Pesantren Sidogiri dalam bentuk pengadaan dan perawatan sarana.

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris III

1. Jaringan dan Internet
   Tugas ini meliputi pengadaan, instalasi, perawatan, pengaturan, dan pengawasan jaringan internet dan jaringan lokal yang menghubungkan antar komputer instansi dan Daerah di Pondok Pesantren Sidogiri. Jaringan komputer Pondok Pesantren Sidogiri terpusat pada satu server atau komputer induk. Server menyimpan database santri dan data publik lainnya, sementara penyimpanan data instansi ditempatkan di lokal disk PC masing-masing.

Untuk mengakses internet dibutuhkan login dengan username dan pasword yang telah diberikan Sekretaris III kepada pengurus dan petugas tertentu yang dianggap membutuhkan akses internet. Penggunaan internet dibatasi sesuai kepentingan Pondok Pesantren Sidogiri.

• Pengadaan, Perawatan, dan Pengawasan Komputer
  Sejak tahun 1992 M. instansi di Pondok Pesantren Sidogiri telah menggunakan sarana komputer guna menunjang kinerja dan kegiatan instansi. Sekretaris III bertanggung jawab atas pengadaan dan perawatan perangkat komputer di seluruh instansi. Untuk software pendukung, Sekretaris III telah mengatur standarisasi software, instalasi dan upgrading. Secara berkala, bagian ini melakukan pengecekan ke masing-masing instansi untuk mengawasi komputer di seluruh instansi.

Sekretaris IV (Bidang Korespondensi dan Kearsipan, Desain Grafis, Kelengkapan Administrasi, Dokumentasi, Multimedia, dan Notulensi)

            Sekretaris IV bertanggung jawab menangani urusan korespondensi dan kearsipan, desain grafis, kelengkapan administrasi, dokumentasi, dan notulensi.

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris IV

1. Korespondensi dan Kearsipan
   Bagian ini bertugas menangani kegiatan surat-menyurat Pengurus Harian Pondok Pesantren Sidogiri, baik bersifat internal maupun eksternal sekaligus pengarsipannya.
2. Desain GrafisBagian ini bertugas menangani kebutuhan desain Kantor Sekretariat dan Pengurus Harian. Dalam tugasnya ini, Sekretaris IV membentuk Tim Desain Pondok Pesantren Sidogiri.

Selain menjadi Tim Desain untuk keperluan Kantor Sekretariat dan Pengurus Harian, tim ini juga menggarap kebutuhan desain instansi-instansi Pondok Pesantren Sidogiri.

• Kelengkapan Administrasi
  Semua kebutuhan administrasi Pondok Pesantren Sidogiri berada di bawah tanggung jawab Sekretaris IV. Kebutuhan administrasi Pondok Pesantren Sidogiri beraneka ragam, di antaranya surat dan amplop berkop, stempel, surat izin, form laporan, dan lainnya.
• DokumentasiAda standar khusus kegiatan dan acara yang hendak didokumentasikan oleh bagian ini, di antaranya adalah program kegiatan Pengurus Harian dan Pengurus Pelaksana serta seluruh kegiatan ilmiah yang diselenggarakan di Pondok Pesantren Sidogiri, seperti diskusi panel, halakah, diskusi ilmiah, seminar, tausyiah, dan sebagainya. Pendokumentasian ini meliputi: 1) foto (visual) dalam bentuk digital dan manual; 2) video (audio visual), dan; 3) audio.
• Notulensi RapatSetiap acara rapat dilaksanakan oleh Pengurus Harian, Sekretaris IV bertugas sebagai notulen untuk mencatat hasil keputusan rapat. Rapat yang dimaksud meliputi laporan bulanan, rapat pleno, rapat perumus, rapat lintas sektoral, dan sebagainya.

Sekretaris V (Rumah Tangga Sekretariat)

            Untuk masalah perawatan, penjagaan kebersihan dan furnitur serta layanan konsumsi kegiatan-kegiatan di kantor Sekretariat berada di bawah tanggung jawab Sekretaris V. Dalam melaksanakan tugasnya, bagian ini dibantu oleh dua orang staf, yaitu staf bagian akomodasi dan staf bagian konsumsi.

Tugas dan Tanggung Jawab Sekretaris V

1. Kebersihan, Kerapian, Perawatan, dan Penyediaan AkomodasiBagian ini bertugas menjaga kerapian, kebersihan, dan perawatan furnitur Kantor Sekretariat. Semua petugas dibekali pengetahuan dasar dalam merawat kebersihan dan pelatihan cleaning service.
2. Layanan KonsumsiBagian ini menangani semua kebutuhan konsumsi kegiatan yang dilaksanakan di Kantor Sekretariat. Kegiatan yang dimaksud adalah kegiatan Pengurus Harian dan Pengurus Pelaksana Pondok Pesantren Sidogiri.
3. Perawatan Kendaraaan
   Selain menjaga kebersihan dan menyiapkan konsumsi Kantor Sekretariat, Sekretaris V juga bertanggung jawab atas perawatan kendaraan bermotor Pondok Pesantren Sidogiri berupa beberapa mobil dan motor.